Datenschutz

Datenschutzerklärung der Buckeltourer Motorradfreunde e. V.

 

§ 1 Geltungsbereich und Grundsätze

 

Diese Datenschutzordnung regelt auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) den Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Buckeltourer Motorradfreunde e. V.  Sie gilt für alle Teilnehmer und Mitglieder des Vereins sowie für externe Personen, die in einem vertraglichen oder sonstigen Verhältnis zum Verein stehen.

 

Personenbezogene Daten werden ausschließlich zweckgebunden erhoben, verarbeitet und genutzt. Die Verarbeitung erfolgt nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Transparenz, Datenminimierung und Speicherbegrenzung.

 

§ 2 Verantwortliche Stelle

 

Verantwortlich für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist der Vorstand:

 

Vorsitzender:

Michael Meier

Dietrich-Bonhoeer-Str. 4

45711 Datteln

E-Mail: vorstandBT@buckeltourer.de

 

Stellvertretender Vorsitzender:

Ralf Deinl

Siedlungsstr. 6

45768 Marl

E-Mail: vorstandBT@buckeltourer.de

 

Kassenwart:

Thomas Keul

E-Mail: kassenwart@buckeltourer.de

 

Schriftführerin:

Christine Wunderlich

E-Mail: schriftfuehrerin@buckeltourer.de

 

Homepage-Beauftragter:

Axel Wedemeyer

E-Mail: homepage@buckeltourer.de

 

Widersprüche oder Anfragen zur Datenverarbeitung können an den Vorstand gerichtet werden.
Die Datenschutzerklärung kann jederzeit gespeichert oder ausgedruckt werden.

 

§ 3 Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

 

Gemäß Art. 30 DSGVO führt der Vorstand ein aktuelles Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten. Darin werden Zweck, Kategorien von Daten, Empfänger, Löschfristen und technische/organisatorische Maßnahmen dokumentiert. Das Verzeichnis wird mindestens einmal jährlich oder bei Änderungen aktualisiert.

 

§ 4 Umfang der verarbeiteten Daten

 

Es werden nur personenbezogene Daten verarbeitet, die zur Erfüllung der Vereinszwecke, satzungsgemäßer Aufgaben oder zur Abwicklung vertraglicher Beziehungen notwendig sind.

Diese umfassen insbesondere:

  • Vor- und Nachname
  • Geburtsdatum
  • Anschrift
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Bankverbindung
  • Zahler
  • Eintrittsdatum
  • Freigaben zu Foto-/Videoveröffentlichungen
  • Teilnahme- und Abrechnungsdaten bei Touren

Eine Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Basis der gesetzlichen Erlaubnistatbestände oder aufgrund einer Einwilligung.

 

§ 5 Rechte der Betroffenen

 

Betroffene haben nach Art. 15–21 DSGVO das Recht auf:

  • Auskunft
  • Berichtigung
  • Löschung
  • Einschränkung der Verarbeitung
  • Widerspruch
  • Datenübertragbarkeit

Der Vorstand legt Löschfristen fest und dokumentiert diese im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

 

§ 6 Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

 

Zur Sicherstellung der Vertraulichkeit und Integrität personenbezogener Daten gelten folgende Maßnahmen:

  1. Papierdokumente werden verschlossen aufbewahrt.
  2. Zugriffsrechte erhalten ausschließlich Vorstandsmitglieder oder beauftragte Personen.
  3. Passwortschutz und technische Sicherungen sind auf allen Geräten verpflichtend.
  4. Alle datenverarbeitenden Personen unterschreiben eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis.
  5. Regelmäßige Datensicherungen und Schutz vor unbefugtem Zugriff sind sicherzustellen.

 

§ 7 Nutzung privater Endgeräte

 

Die Nutzung privater Geräte für Vereinszwecke ist nur zulässig, wenn:

  • eine schriftliche Genehmigung des Vorstands vorliegt oder
  • die Person Teil des Vorstandes bzw. beauftragt ist und das Datengeheimnis unterzeichnet hat.

Mitgliederlisten und personenbezogene Daten dürfen auf privaten Geräten nur passwortgeschützt gespeichert werden. Es gelten im Übrigen dieselben TOMs wie in § 6.

 

§ 8 Weitergabe personenbezogener Daten

 

Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn sie für Vereinszwecke notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben ist:

  • Banken (für Beitragseinzug und Abrechnungen)
  • Hotels/Unterkünfte bei Ausfahrten (Name, Zimmerart)
  • IT-/Hosting-Dienstleister
    • für Vereinswebsite
    • für E-Mail-Kommunikation
    • für die zentrale Vereinsverwaltung
  • Druckdienstleister für Vereinsmaterial (falls verwendet)
  • Finanzbehörden

Keine Weitergabe an Dritte zu Werbe- oder kommerziellen Zwecken.

 

§ 9 E-Mail-Kommunikation

 

Für interne Kommunikation sind die offiziellen Vereins-Mailadressen zu verwenden.

Werden private E-Mail-Adressen genutzt, ist bei mehreren Empfängern der BCC-Modus zwingend anzuwenden, außer eine ausdrückliche Zustimmung liegt vor.

 

§ 10 Umgang mit Messengern & digitalen Tools

 

Wenn Teilnehmer und/oder Mitglieder Messenger wie WhatsApp-/Telegram etc. oder andere digitale Tools untereinander nutzen, fallen diese nicht unter die offizielle Kommunikation des Vereins und damit nicht unter diese Datenschutzerklärung:

  • Eine Teilnahme ist freiwillig
  • Eine Nutzung basiert daher auf Einwilligung
  • Eine Nutzung kann Risiken unterliegen (z. B. Datenverarbeitung außerhalb EU)

 

§ 11 Datenschutzverletzungen

 

Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten ist unverzüglich der Vorstand zu informieren. Dieser prüft die Meldepflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde und informiert ggf. die betroffenen Personen gemäß Art. 33 und 34 DSGVO.

 

§ 12 Inkrafttreten

 

Diese Datenschutzordnung tritt mit Beschluss des Vorstands in Kraft und ersetzt ältere Fassungen.

 

14.03.2026